BI-система для бизнеса: возможности, особенности, преимущества

В ассортименте современного бизнеса представлено огромное разнообразие специализированных программ и инструментов, призванных упростить выполняемые задачи, автоматизировать часть из них, обеспечить максимально комплексный подход к сбору информации. Одним из подобных решений, которое уже имеется на вооружении у достаточно внушительного количества предпринимателей, будет система Business Intelligence или как ее же принято называть сокращенно — BI-система. Здесь представлен набор программ и инструментов для современного бизнеса при помощи которых можно собирать данные из всевозможных источников, автоматически обрабатывать и их и предоставлять в виде наглядных отчетов.

В функциональные возможности данного решения входит сбор и обработка даже больших массивов данных, а также их трансформация в таблицы, схемы, графики простые и удобные в восприятии. Обладая данной информацией, можно легко отследить тенденции в бизнесе, выявить существующие проблемы и найти оптимальные способы их устранение. Как вариант, при помощи BI-системы вы сможете увидеть, какой из запущенных рекламных каналов дал максимальный прирост заказов в разрезе конкретного товара либо же услуги. Если раньше для получения соответствующей информации вам необходимо было просмотреть разные отчеты, изучить все метрики, представленные в них, выяснить откуда именно ввели заказы и отсортировать те, где была представлена исследуемая вами позиция. После этого выполнялось сведение всей информации в единый отчет. И только после этого уже можно было его изучать. Теперь же благодаря BI-системе все эти данные, вместе с выводами будут на вашем экране буквально через пару минут после запуска инструмента работу.

В рамках сегодняшнего обзора познакомься более подробно с тем, что же представляет собой система Business Intelligence, какими функциональными возможностями она наделена. Подскажем, какому бизнесу и каким именно специалистам стоит использовать ее на практике. Приведем ряд рекомендаций, что позволят вам максимально корректно выполнить внедрение инструментов в ваши бизнес-процессы, а также наиболее распространенные ошибки, что допускают пользователи на данном этапе.

Основное назначение BI-систем

Современные BI-системы используются для сбора, хранения, структуризации и демонстрации информации в наглядной форме. В том случае, если объем данных будет слишком большой, то лучше предусмотреть отдельное оборудование для обеспечения работоспособности данного инструмента, а также профессиональную и регулярную техническую поддержку. Система позволяет подключать большое количество пользователей. При этом у каждого из них будет предусмотрен собственный дашборт — окно программы, где будут отображаться все графики, диаграммы, таблицы, аналитическая информация о бизнесе.

Удобно то, что каждый сотрудник может выполнить индивидуальные настройки, указав в них только те параметры, которые потребуются ему в работе. Так, как вариант, человек, работающий в отделе логистики получит информацию о наличии товара на складах в тех или иных регионах, сможет отслеживать остатки, планировать пополнение. Маркетолог через BI-систему будет собирать данные о запущенных рекламных кампаниях, оценивая их эффективность и выявляя существующие проблемы. В том случае, если в какой-то момент работы потребуются дополнительные аналитические данные, то можно будет сформировать в системе дополнительный отчет, включив в него нужные параметры. Но сразу хотим обратить внимание на то, что данная опция доступна не всем. Здесь важно наличие соответствующих прав доступа, а также знаний и навыков для работы с системой.

В своем большинстве аналогичные сервисы сбора аналитики предоставляют информацию в таком виде, чтобы ее можно было с удобством хранить. И при этом мало кто думает о том, что с этой информацией предстоит работать людям. И здесь приятным исключением будет BI-система. Мы уже говорили о том, что она предоставляет всю необходимую информацию в максимально наглядной форме. Такой, одного взгляда на которую было бы достаточно для того, чтобы оценить ключевые параметры.

Так, использование системы Business Intelligence на практике позволяет:

• Выявить в бизнесе системные проблемы, те, которые мешают полноценному развитию, а также обнаружить тенденции и точки для последующего роста. Обладая такой информацией, соответствующее сотрудники смогут применять на практике обоснованные и заведомо правильные решения. Как вариант, если вы решите проанализировать работу рекламных кампаний, то BI-система тут же покажет, что ваша стратегия отлично показала себя в Инстаграме, в то время как Дзен совсем не оправдал ожидания. И в такой ситуации нет смысла дальше вкладывать средства в Дзен. Более разумным на практике решением будет перенаправить в тот же Instagram высвободившиеся средства, получая на практике максимальный результат.
• Предоставлять важную информацию огромному количеству пользователей. Сколько аккаунтов у вас будет работать с данной системой определяете лично вы, как руководитель бизнеса. Но здесь важно понимать, что чем больше количество, тем выше и оплата. Все это прописывается в договоре на момент покупки. Удобно то что Business Intelligence можно подключать как к внутренней базе данных вашей компании, так и к любым внешним источникам. Это значит, что с ее помощью вы сможете ознакомиться с вашими конкурентами и их стратегиями, собрать нужную для себя статистику, подключиться к базе партнеров и пр. Как вариант, если ваш бизнес — это интернет-магазин, то к BI-системе к вы можете подключить как собственную базу данных, содержащую информацию о товарах на том или ином складе, а также внешние источники – базы данных своих поставщиков. Так вы будете понимать, каких товаров в данный момент времени вам уже недостаточно и где их можно заказать с гарантированной доставкой.
• Значительно экономить время на получение информации. Удобно то, что пользоваться данной системой сможет даже человек, который не обладает соответствующими знаниями и навыками. То есть здесь не надо ждать, пока аналитик сформирует отчет и предоставят по нему информацию. Как вариант, вы готовите материал для публикации в блоге своего сайта об эффективности новой установки по очистке зерновых продуктов, которую изготовила ваша компания. Но у человека, что будет готовить данный материал, нет информации о производительности этой установки, о качестве очистки, содержании отходов и прочей важной информации. Чтобы получить ее, специалистам достаточно будет задать соответствующий запрос в системе Business Intelligence и тут же получить цифры, графики, что будут нужны для подготовки материала. В противном случае необходимо было бы отправлять запросы в соответствующие отделы и ждать, пока соответствующий сотрудник не оторвется от своей непосредственной работы и не предоставит вам эти данные.
• Минимизировать физическое участие аналитиков и прочих специалистов в работе разных отделов. Теперь пользователи могут получить ответы на свои запросы непосредственно в BI-системе, а специалистам не нужно будет отвлекаться от своих непосредственных задач на сторонние вопросы. То, как это работает мы описали в предыдущем пункте.
• Значительно упростить также ускорить процесс, связанный с получением и изучением соответствующей информации. Вам больше не придется собирать огромные объемы данных из разных отчетов и формировать из всего этого собственный документ и только затем приступать к изучению материала. Вы сразу получаете информацию, которая будет понятной на интуитивном уровне.

Все это позволяет с уверенностью утверждать, что современная система Business Intelligence способна значительно упростить и облегчить работу практически любого человека, работающего в рекламе, интернет-магазине, логистическом центре, строительной, производственной компании и не только. Благодаря ее использованию можно будет мгновенно реагировать на изменения в развитии бизнеса, предотвращая пустые траты денег, перенаправляя средства в то русло, где от них на практике будет максимум отдачи.

Кому будет полезно работать с BI-системами?

Современная система Business Intelligence — это достаточно универсальное решение, которое на практике окажется полезным крупным и средним организациям, работающим в разных направлениях. Они будут незаменимы везде, где необходимо анализировать большие объемы данных, работать с массивами. Мелким представителям бизнеса будет невыгодно использовать такой достаточно дорогой и функциональный инструмент. Сталкиваясь с необходимостью обработки пары-тройки источников информации вы сможете справиться с такими работами и вручную.

Но вот в том случае, когда предстоит сбор и анализ данных, подробная аналитика по большому количеству параметров, то BI-система здесь окажется идеальным решением. В частности, ее можно использовать для анализа маркетинговых данных в специализированных агентствах или соответствующих отделах компаний для того, чтобы сегментировать базу клиентов, выполнить аналитику рынка, проверить эффективность работы каналов. Современные предприниматели с ее помощью смогут отслеживать ключевые тенденции в их сегменте рынка, оказывать непосредственное влияние на них, тем самым повышая эффективность продажи собственных товаров, услуг.

Благодаря тому, что данная система получила достаточно широкое применение на практике, стали появляться соответствующие специалисты в рамках той или иной компании, В их сферу деятельности и входит непосредственная работа с Business Intelligence. Это может быть:

1. BI-аналитик. Это человек, который отвечает непосредственно за работу с данными в рамках данной системы в разрезе определенного бизнеса. То есть он внедряет систему в производственные процессы, выполняет все работы связанные, обработкой и хранением информации, настраивая дашборды и отчеты под специфику работы определенного специалиста. К тому же он может самостоятельно анализировать данные и делать соответствующее заключения. К слову, BI-аналитик — это достаточно перспективное направление для личного роста и развития. Такие специалисты пользуются высоким спросом на современном рынке, так как эффективность работы системы уже доказано на практике.
2. Руководитель BI. Это человек, который будет полностью отвечать за работу BI-системы в рамках одной компании и руководить всеми теми, кто взаимодействует с данным инструментом. В своем большинстве такие должности занимают опытные маркетологи и аналитики, которые хорошо знакомы с базами данных и сопутствующими хранилищами, знают в мелочах весь процесс сбора структуризации информации. Претендовать на подобную должность также может и BI-аналитик, если хорошо покажет себя в работе.
3. Бизнес-аналитик. То, что система Business Intelligence быстро соберет всю необходимую вам информацию и структурирует ее — это только половина решения задачи. Важно еще понимать, почему так происходит, выявлять проблемы, находить способы их устранения. Только так можно будет повысить эффективность бизнеса и избежать серьезных ошибок в работе. В своем большинстве бизнес-аналитики работают не только с BI-системой, но и с множеством других сервисов, инструментов. Так они могут получить максимально объемную информацию и оценить сложившуюся ситуацию с профессиональной точки зрения.
4. Инженер BI. Это непосредственно разработчик данного инструмента. Также будет принимать непосредственное участие в его адаптации под специфику того или иного бизнеса. Такой инженер хорошо разбирается в базах данных, может разрабатывать соответствующие приложения, умеет интегрировать разные источники данных в единую систему. В ряде случаев такую должность могут занимать разработчики программного обеспечения.
5. Обычные пользователи — сотрудники компании. Это могут быть все те, чья профессиональная деятельность связана с формированием отчетов, работой с аналитикой, управлением поставками. В своем большинстве внедрение BI-системы требуется в каждый отдел или составную структуру бизнеса для обеспечения максимально функциональной работы как отдельно взятого специалиста, так и команды в целом.

Если и вы планируете внедрять BI-систему в свой бизнес, то необходимо разобраться в этом вопросе более подробно.

Основные разновидности системы Business Intelligence

BI-системы разрабатываются под особенности того или иного бизнеса с учетом тех инструментов, что применяются на практике. Это сделано для того, чтобы каждый клиент смог отыскать для себя наиболее подходящие решения по функциональности и цене. Так, на сегодня предусмотрено 2 ключевые классификации системы Business Intelligence:

1. По месту физического размещения данных.
2. По стоимости.

Рассмотрим оба варианта более подробно.

Виды BI-систем по месту физического размещения данных

В зависимости от того, где физически находятся данные, используемые в работе BI-системой, выделяют следующие варианты:

• Облачные, они же SaaS. Создаются специально для тех клиентов, которые привыкли работать с облачными средами. Здесь нет конкретного хозяина информации, а подобное размещение не гарантирует сохранности данных и их безопасность.
• С использованием арендованных серверов. Это решение для тех, кто не планирует закупать набор сетевого оборудования, подключать к работе специального инженера, оплачивать его труд. В этом случае все это оборудование вместе со специалистами и программными решениями арендуется.
• С использованием собственного сервера. Это выбор для представителей бизнеса, которые не хотят допустить даже малейшей утечки информации. Благодаря наличию дополнительных инструментов защиты гарантирует высокие показатели безопасности данных.

Нередко на практике используются комбинированные решения, предполагающие использование собственных серверов для хранения наиболее чувствительных данных, а также арендованных или облачных хранилищ.

Виды BI-систем в зависимости от стоимости

В зависимости от стоимости выделяют следующие группы BI-систем:

• Бесплатные. Подобное решение можно найти сегодня в интернете, но гарантировать их надежность никто вам не сможет.
• Условно-бесплатные. Такие системы Business Intelligence при формировании стоимости услуг в первую очередь обращают внимание на особенности инструмента. В частности, учитывается то, какую версию инструмента выбрал заказчик: серверную или облачную, кто будет пользоваться данным продуктом: частные лица или же компании.
• Платные. В своем большинстве предполагают приобретение ежемесячной подписки или же покупку системы, что будет устанавливаться локально в рамках того или иного бизнеса. В своем большинстве поставщики предлагают тестовый период пользования BI-системами для того, чтобы потенциальные клиенты смогли оценить все преимущества на практике и уже определить необходимость использования для себя.

Почти все современные BI-системы — это достаточно внушительный комплекс технических и программных решений, охватывающий разные направления в бизнесе. И максимально широкий функционал здесь будет представлен исключительно в платных продуктах. К тому же здесь вам гарантируется высокая безопасность, стабильность и удобство в работе.

Как правильно выбрать BI-систему для работы

Чтобы подобрать такую систему Business Intelligence, которая в полной мере оправдает ваши ожидания на практике, необходимо принимать во внимание размеры своей компании, нишу где она работает, квалификацию сотрудников и те задачи, что стоят перед бизнесом в обозримом будущем. И здесь к BI-системам предъявляются следующие требования:

1. Простота, понятность на интуитивном уровне. Вы должны понимать, что с продуктом будут работать люди с разным уровнем технической подготовки. Если инструмент окажется слишком сложным, то они будут вынуждены регулярно обращаться к службе поддержке или же в отдел IT. О какой тогда скорости и удобстве работ может идти речь? Благодаря наличию тестового периода вы сможете попробовать на практике разные решения и выбрать для себя то, что окажется наиболее простым. Оптимально, если поставщик расскажет сам, какие навыки необходимы для работы с инструментом. Благодаря этому вы сможете оценить, насколько долго необходимо будет проводить обучение персонала и в какую сумму это вам обойдется.
2. Полное соответствие специфике деятельности компании. Обеспечивается это широкими функциональными возможностями, а также индивидуальная настройкой отчетов под особенности работы отдельно взятого отдела или же человека. Очень удобно если в BI-системе будет реализована возможность ее использования на мобильных устройствах. Это повысит оперативность работы и простоту взаимодействия.
3. Распространенность на рынке. Если вы сделаете ставку в пользу малознакомой BI-системы, то вам будет очень сложно найти специалистов, которые хорошо разбираются в ней. К тому же, если вдруг произойдет так, что компания поставщика закроется, вам некуда будет обратиться за компетентной помощью. Поэтому чем более популярная BI-система, тем лучше в первую очередь для вас: вы никогда не останетесь один на один с проблемами в ее работе. Всегда найдется тот, кто поможет решить сложности.

Хотим также обратить внимание на то, что в современных BI-системах предусмотрена возможность автоматизации ряда функций. Но здесь потребуются предварительные настройки, включая подсоединение к соответствующим источникам данных, преобразование, проработка, структурирование. Также надо будет настроить визуализацию, подключить дополнительные метрики. Зато в последующем все будет работать без вашего участия.

Особенности процесса внедрения системы Business Intelligence

Если слегка перефразировать известную фразу, то получим: «тяжело во внедрении — легко в использовании». Да, процесс интеграции BI-системы в бизнес достаточно сложный и может потребовать немало времени, вплоть до нескольких месяцев, а то и больше. Здесь будут принимать участие и аналитики, и разработчики, и те, кто будет использовать инструмент в последующем. Для выполнения поставленной задачи необходимо будет реализовать ряд ключевых этапов:

• Определение ключевых требований к BI-системе. Изначально каждый из пользователей должен подготовить информацию о том, какие отчеты ему потребуется на практике и какие параметры в них должны входить. Оптимально, если они также предоставят визуальное оформление дашборда, отметят, с какой периодичностью должна обновляться информация. Все эти сведения собирает BI-аналитик, структурирует их, формирует итоговый перечень требований. В своем большинстве здесь предусмотрена иерархическая структура: изначально идут требования руководителей, а далее уже персонала в зависимости от их уровня доступа и занимаемых должностей.
• Выделение данных, которые нужны будут для работы. Обладая той информацией, которую предоставили пользователи будущей BI-системы, прописываются непосредственно данные, что должны входить в отчеты, отображаться на дашбордах. Здесь важно определить, имеются ли все те данные, которые нужны в распоряжении отдельно взятого отдела или компании. Если их нет, то надо знать, где их можно взять, как вариант, у партнеров, поставщиков и пр.
• Указания источников данных. Над реализацией данного этапа должны работать абсолютно все специалисты, а также сам руководитель. Они должны указать, откуда будущей системе необходимо брать ту или иную информацию. Это может быть программа для автоматизации продаж, сервис управленческого учета, встроенная CRM-система и пр. В этом случае также важно определить, насколько корректная информация поступает из указанных данных. Если есть неточности, то обязательно следует внести корректировки. На данном этапе могут привлекаться также и разработчики.
• Выбор системы Business Intelligence из тех решений, что представлены на рынке. Такую задачу решает аналитик, основываясь на всех тех требованиях и запросах, что у него уже есть на данный момент времени. Здесь можно подобрать как один из готовых вариантов, так и обратиться за созданием собственного продукта с нуля. Последний вариант на практике будет наиболее удобным и полезным для очень крупных компаний, в том числе и тех, где предусмотрена достаточная специфика в отчетах. Далеко не всегда на рынке могут найтись те решения, что нужны определенной компании.
• Выполнение настроек BI-системы. Здесь уже непосредственно можно настраивать базу данных, выполнять интеграцию с источником информации, формировать пользовательские интерфейсы. Для реализации поставленных задач привлекаются как BI-аналитики, так и разработчики. Все то, что ранее планировалось, скажем так на бумаге, сейчас уже вводится в систему. Если на этом этапе выявляются какие-либо нестыковки, то вносятся соответствующие корректировки. Главное на данном этапе получить на выходе систему, что учитывала бы требования к отчетам каждого отдельно взятого пользователя, в том числе и руководителя бизнеса.
• Проверка работоспособности системы Business Intelligence путем тестирования. Запускаются соответствующие работы, контролируются получаемые отчеты, а также присутствие всех тех параметров, которые должны в них быть. Здесь оценивается работа системы с технической точки зрения, удобство использования. В своем большинстве к выполнению данных работ привлекаются тестировщики. Это могут быть непосредственно те люди, которые будут работать с BI-системой в будущем. Они смогут понять, насколько все удобно, продумано, в той или последовательности размещены блоки. Возможно, потребуется поменять метрики местами, откорректировать дашборд.
• Обучение персонала использованию системы. Теперь, когда вы полностью уверены в том, что ваш инструмент готов к использованию важно обучить работы с ним всех тех, у кого будут соответствующие права доступа. Как вариант, можно записать обучающие ролики или проводить специальные вебинары, семинары. Надо быть так же готовым к тому, что в первое время сотрудники все равно будут обращаться за дополнительными консультациями и помощью.

Как видите, работы предстоят действительно очень масштабные. И чем крупнее бизнес, тем более тщательной и детальной должна быть проработка. К сожалению, на этом этапе могут возникать и ошибки, что в итоге потребует последующих доработок и исправлений.

Наиболее частые ошибки при запуске BI-систем

Если вы будете знать, какие ошибки чаще всего возникают на практике при запуске BI-системы, то сможете предотвратить их или хотя бы минимизировать негативные последствия. В частности, это:

1. Отсутствие комплексного подхода для сбора и систематизации данных. Это отправная точка для запуска любой BI-системы. На ее основании подбираются соответствующие программы, находятся пути извлечение данных, их передача, аналитика, демонстрация. Если этот этап не проработать, придется очень долго настраивать инструмент уже после запуска.
2. Отсутствие наглядного предоставление данных. Важно здесь оценить то, какие способы отображение информации будут максимально удобными для каждого конкретного пользователя. В своем большинстве на дашборде будет представлены сведения из разных источников в том формате, который будет максимально корректным в данном случае. И это все следует предусмотреть заранее.
3. Нет четко сформулированных потребностей. Если не знаешь, что ты хочешь получить на выходе, никогда не получится сделать все корректно. В любом случае должна быть привязка к конечной цели.
4. Игнорирование использования услуг BI-специалистов, в частности аналитиков, разработчиков, руководителей. Если вы переложите все эти работы на персонал своего IT-отдела, то не сможете получить желаемый результат на выходе. В своем большинстве такие специалисты придерживаются правила «если все работает, то лучше туда не лезть». А это значит, что внедрение технических решений постоянно будет откладываться и вы вовсе не запустите BI-систему в работу.

Делайте все максимально корректно, последовательно и комплексно. Так, как мы расписали несколько выше. И тогда вы сможете избежать как этих, так и многих других ошибок в процессе создания и запуска системы Business Intelligence.

Подводим итоги

Система Business Intelligence — это действительно очень удобный инструмент для сбора, хранения и визуализации информации. Она может работать с огромными объемами данных, причем из разных категорий, сфер, из внутренних и внешних источников. Такой инструмент станет незаменимым в работе средних и крупных компаний, которые ежедневно сталкиваются с обработкой больших объемов данных. Но все же к реализации такой задачи необходимо подходить максимально комплексно, ведь чем детальнее вы проработаете подготовительные этапы, тем более качественное, функциональное и удобное в работе решения получите на выходе.

Существенную помощь в выполнение подготовительных работ окажут мобильные прокси от сервиса MobileProxy.Space. Они обеспечат максимальную функциональность взаимодействия в интернете, в том числе и в разрезе сбора информации без всяких рисков и ограничений со стороны системы. Также с их помощью вы сможете обходить региональные блокировки, с самим продуктом можно познакомиться здесь. Также вы можете воспользоваться бесплатным двухчасовым тестированием, чтобы убедиться в высокотехнологичности, простоте и удобстве использования данных мобильных прокси на практике. Также предлагаем заглянуть в раздел «Акции и скидки». Возможно, здесь вы найдете интересные предложения именно для себя.

Поделитесь статьёй: