BPM-система: что представляет собой и почему нужна бизнесу

Стабильное и успешное развитие бизнеса — это не только результат правильно выбранной ниши, регулярных финансовых вливаний, поиск и внедрение креативных идеи. Здесь еще очень важно сделать так, чтобы все внутренние процессы были тесно взаимосвязаны между собой, чтобы не возникало никаких задержек, проблем, сбоев. Только в том случае, если удастся реализовать слаженную и комплексную работу можно будет говорить об удовлетворенности клиентов, отсутствии проблем с разными службами, в том числе налоговой. Если в рамках мелкой компании реализовать все это можно даже с относительно небольшими усилиями, то организация бизнес процессов представителями среднего и крупного бизнеса — это очень сложный в реализации процесс.

И здесь на помощь приходят передовые технические и программные решения, призванные организовать ряд ключевых внутренних процессов, обеспечить их комплексную работу, быстрое взаимодействие. Об одном из них мы и поговорим в рамках сегодняшнего обзора. В частности, речь идет о системе Business Process Management (BPM) которая поможет оптимизировать внутренние бизнес-процессы практически любой компании, а также с нуля организовать их без ошибок и необходимости последующих корректировок.

Сейчас остановимся более подробно на том, что же представляет собой BPM-система, для чего она нужна современному бизнесу и каким компаниям стоит внедрить в рабочие процессы данную технологию. Распишем подробно основные принципы функционирования данного комплекса, также выделим ключевые преимущества. Подскажем, на какие моменты стоит обратить внимание при выборе BPM-системы для своего бизнеса. Приведенная информация позволит вам хорошо сориентироваться в данном вопросе, оценить для себя перспективность внедрения технологий и понять, как выполнить все эти работы максимально корректно.

Возможно, вас также заинтересует такой вопрос, как автоматизация браузера, что позволит повысить эффективность развития бизнеса.

Что представляет собой BPM-система: знакомься с понятием

В дословном переводе фраза Business Process Management звучит как «менеджмент бизнес-процессов». И в этом скрыта главная особенность данной системы. Речь идет об автоматизации всех тех внутренних процессов, которые осуществляются в рамках одного бизнеса с их структуризацией. В итоге значительно упрощается работа, повышается ее эффективность, обеспечивается слаженная работа коллектива. Если один из бизнес-этапов не будет реализован, платформа не позволит перейти к следующему.

Более того, она сама напомнит о тех шагах, которые не были реализованы. Сегодня на практике BPM-системы активно используются в процессе автоматизации работ в рамках согласования договоров, оплаты счетов, оптимизации кадровых процессов, систематизированного взаимодействие с работниками разного уровня. Также с ее помощью можно организовать эффективную работу служб поддержки, что повысит лояльность со стороны пользовательской аудитории, уровень их удовлетворенности обслуживанием.

Благодаря внедрению BPM-системы руководитель будет видеть всю структуру своего бизнеса. То, насколько взаимосвязаны процессы, идущие в компании и то, какие сотрудники за них отвечают. Также можно будет контролировать статус выполнения рабочих задач, понимать, какой из отделов подключается на том или ином этапе, насколько своевременно это происходит. Также можно будет легко выявить слабые места, оказывающие негативное воздействие на конечный результат. Удобно то, что можно видеть, сколько времени занимает реализация каждого из этапов, понять, где идет торможение и предпринять меры по ускорению этих процессов.

Отдельное удобство бизнесу BPM-системы предоставляют в разрезе управления финансами. Здесь будет представлена наглядная информация о том, когда и в какое время были осуществлены те или иные платежи, а также сопутствующие детали. Эти данные значительно упростят работу финансового отдела, исключат проблемы с составлением отчетности, позволят выявить пропущенные оплаты и пр.

На сегодня в мире уже существует достаточно много поставщиков BPM-систем, так как технология сама по себе достаточно перспективная и привлекает внимание многих представителей бизнеса. Так, если вы планируете внедрить Business Process Management, то здесь важно сориентироваться в предложениях рынка и выбрать те решения и поставщиков, в частности, которые способны предоставить вам стабильно работающую систему, а также компетентную техническую поддержку. О том, на какие моменты стоит обратить внимание при выборе подходящего продукта для вашего бизнеса, мы поговорим ближе к концу обзора. А сейчас лишь отметим, что рынок BPM-систем в России на сегодня уже превысил 12 млрд рублей и продолжает развиваться ускоренными темпами.

Задачи, которая способна решить BPM-система в современном бизнесе

Мы уже упоминали о том, что BPM-система — это решение, что на практике стоит использовать представителям крупного и среднего бизнеса, в частности тем, у которых предусмотрена сложная, многоуровневая структура. В этом случае без автоматизации и оптимизации внутренних процессов невозможно обеспечить стабильное развитие. Используя на практике BPM-систему, можно будет получить наглядную картину работы бизнеса, систематизировать все действия, контролировать работу персонала.

Вот только основные моменты, которые позволит реализовать современная BPM-система, внедренная в бизнес:

• Систематизация внутренних работ. Такие комплексы помогут структурировать все бизнес-процессы, визуализировать их. В первую очередь это будет удобно для руководителей, которые смогут контролировать работу всего персонала. В свою очередь сотрудники, ответственные за выполнение тех или иных задач, будут видеть, на каком этапе находится их реализация, подгонять выполнение под установленные сроки.
• Повышение качества управления. Благодаря тому, что руководители будут видеть всю специфику работы бизнеса, им будет гораздо проще координировать работу отделов или отдельно взятого персонала. К тому же программные решения позволяют обеспечить простое взаимодействие между разными работниками, предоставить каждому из них доступ к единой базе данных, в том числе наделив каждого соответствующими правами доступа. Это то, что позволит избежать конфликтов, пересечений, контролировать выполнение всех производственных задач. В случае, когда один из сотрудников уйдет в отпуск или на больничный, его обязанности программа делегирует другому из того же отдела и с такими же правами доступа. И как только свободный специалист возьмет задачу на себя, то он тут же отобразится в программе, как ответственный за ее выполнение.
• Автоматизация однотипных и рутинных задач. Речь идет о тех вопросах, с которыми современный бизнес сталкивается ежедневно. Как вариант, это могут быть документы, которые необходимо передать на согласование, формирование отчетов о проделанной работе, том числе в рамках определенного проекта, обработка пользовательских звонков и заявок. Здесь BPM-система упростит работу сотрудников, избавит их рутинных задач и позволит сконцентрировать внимание на более серьезных и важных для бизнеса вопросах.
• Простой и удобный способ получения аналитических данных. BPM-система самостоятельно будет собирать информацию обо всех этапах работы, указывая на те места, которые можно назвать слабыми. То есть это те моменты, где возникают проблемы, где наблюдается нехватка сотрудников для их решения. Как вариант, программа может показать, что в последний месяц процесс обработки каждого заказа стал занимать больше времени, чем ранее. А причина здесь — человек, который выполнял данные работы, ушел в отпуск. В этом случае особых действий предпринимать не надо, так как работник вернется и снова приступит к своим обязанностям. Но если человек уволился? Это значит, что необходимо восполнить нехватку персонала, чтобы ускорить обработку заказов и не подводить клиентов.
• Повышение гибкости бизнеса. Одно из наиболее весомых преимуществ современных BPM-систем состоит в том, что их легко адаптировать под специфику деятельности той или иной компании. Также ее можно интегрировать в другие сервисы, которые ваша организация использует на практике, в том числе CRM, ERP, HRM. Также реализована возможность автоматической передачи данных между всеми этими компонентами и их взаимная обработка.

Удобно то, что все задачи, как исходящие, так и входящие BPM-системы отображают в одном окне. Это избавляет персонал от необходимости переключаться между разными вкладками. В итоге экономится время, повышается производительность: вся актуальная информация будет перед глазами ответственного сотрудника.

Какому бизнесу стоит использовать BPM-системы

Сейчас мы говорим не о размере компании, так как вы уже понимаете, что современная BPM-система — это решение, незаменимое для компаний со сложной внутренней структурой. Но при этом хотим обратить ваше внимание и на то, что подобные программы можно внедрять в совершенно любые отрасли бизнеса. Вот только несколько тех направлений, где надежная BPM-система окажется незаменимой на практике:

1. Электронная коммерция. Благодаря данной технологии даже самые крупные интернет-магазины смогут значительно упростить и автоматизировать большую часть процессов, связанных с обработкой пользовательских заказов, пополнением своих складов, непосредственными продажами. Также они помогут заключать и продлевать договора с поставщиками, получать наглядную картину востребованности тех или иных продуктов на рынке.
2. Производственные предприятия. В этой отрасли BPM-системы способны контролировать все этапы производства продукции, начиная от поставок исходного сырья, комплектующих и вплоть до отгрузки готового товара со складов. Благодаря ей ваши предприятия никогда не окажутся в ситуации, когда надо останавливать производство ввиду отсутствия сырья на складе или же когда заказ будет отправлен не тому покупателю и пр.
3. IT-сфера. В этом направлении BPM-системы также помогут организовать максимально корректную систему управления бизнесом, будут контролировать все внутренние рабочие процессы, равномерно распределять ресурсы и сотрудников по всем проектам, анализировать показатели дохода, идущие от того или иного продукта.
4. Розничная торговля. Здесь все по аналогии с электронной коммерцией. BPM-система поможет выстроить цепочку поставок, контролировать ее работу, выявлять места, где происходят сбои. Также она значительно упростит управление складскими операциями, позволит улучшить обслуживание покупателей.
5. Сфера финансов. Сюда мы относим банковские учреждения, страховые компании. Внедряя в них BPM-систему, можно упростить все работы, связанные с клиентской информацией, применить методы автоматизации к обработке пользовательских обращений. Как вариант, такие системы помогут буквально в считанные минуты оценить платежеспособность клиента, его надежность. Это будет ключевым параметром при одобрении кредита.

Если проанализировать современный рынок, то к сферам, где также очень широко используются BPM-системы можно отнести строительство, государственный сектор, сферу обслуживания, складские комплексы, логистические центры и пр. То есть она будет необходима везде, где необходимо контролировать каждый из рабочих этапов.

Особенности работы BPM-систем

Если говорить о техническом решении современной BPM-системы, то она будет включать 3 ключевых элемента:

1. Административная панель. Здесь представлены все те инструменты, при помощи которых специалисты будут настраивать работы, что должны выполняться внутри системы. Доступ к ней будут иметь исключительно администраторы и, возможно, руководитель компании, как ответственное лицо.
2. Ядро системы. Это соответствующее программное обеспечение, способное обрабатывать все рабочие процессы. Доступ к ядру имеется у разработчика. Если в рабочем процессе возникают сложности, проблемы, с которыми администраторы не могут справиться, они обращаются в службу клиентской поддержки.
3. Пользовательский интерфейс. Через него сотрудники компании взаимодействуют с BPM-системой, решают те задачи, что стоят перед ними в повседневной работе. Здесь можно задать соответствующие права доступа, как вариант, разделив их по разным отделам компании, должностным обязанностям. Как вариант, можно выделить непосредственное производство и отдел продаж, руководителя и менеджеров, осуществляющих работу с клиентами и пр.

Система состоит из разных программных модулей, которые отвечают за функциональность BPM. Речь идет о моделировании и управлении бизнес-процессами, мониторинге работы и контроле в режиме реального времени, интеграции со сторонними сервисами. Сейчас остановимся более подробно на каждом из этих вариантов.

Моделирование процессов в BPM-системе

Весь процесс управления BPM-системой и теми процессами, что будут осуществляться в ней, начинаются с этапом моделирования. Для этого здесь предусмотрен отдельный инструмент, внешне достаточно схожий с классическим графическим редактором. Здесь предусмотрен набор готовых блоков, используя которые вы сможете вы выстроить последовательно цепочку всех процессов, которые будут осуществляться в рамках вашего бизнеса. Благодаря этому появляется структура в рамках которой будут выполняться последовательно все задачи, а также закреплены лица, ответственные за каждую из них и ресурсы, что потребуются для реализации.

Инструмент моделирования простой в использование и понятный на интуитивном уровне. Не надо обладать какими-то знаниями или навыками, чтобы выстроить ту цепочку действий, что станет основой последующей работы BPM-системы. Здесь главное хорошо ориентироваться в специфике бизнеса и том, каким должен быть определенный процесс. Примечательно то, что все эти настройки могут выполняться руководителем компании или бизнес-аналитиками даже без привлечения программистов.

Хотим обратить внимание, что моделировать вы можете процессы любого уровня сложности учитывать даже мелкие детали. Как вариант BPM-система позволит увидеть все этапы такого процесса, как покупка и отгрузка товара, согласование договора и пр.

Управление процессами в бизнесе

В данном случае речь идет о модулях, которые будут управлять рабочими процессами, следить за тем, как выполняются поставленные задачи и, соответственно, позволять переходить к следующему этапу. Работа с этим блоком будет простой и удобной в первую очередь благодаря наличию уведомлений от системы. Она будет отправлять вам сообщения, напоминать о тех работах, что предстоит реализовать и их сроках, следить за тем, чтобы все операции выполнялись в строго согласованной последовательности. Также в автоматическом порядке будет обновляться база данных. Это значит, что сотрудники вашей компании постоянно будут иметь доступ к наиболее актуальной информации.

Люди, которые будут работать с BPM-системой, уже в интерфейсе смогут видеть как актуальный этап работ, так и следующий шаг, а также будут получать доступ ко всей той информации, что потребуется им при выполнении соответствующего этапа. Все те задачи, что на практике не требуют привлечения специалистов, будут выполняться в автоматическом режиме. Как вариант, если кто-то из ваших клиентов отправит запрос на обратную связь, то такая система сама проинформирует человека о том, что сотрудники компании скоро с ним свяжутся. Еще один из удобных инструментов в разрезе управления бизнес-процессами в BPM-системе — это возможность равномерно распределять заявки между всеми менеджерам. В итоге это позволит снизить нагрузку на специалистов, а также повысить уровень обслуживания клиентов, что положительно скажется на развитии бизнеса в целом.

Мониторинг работы бизнеса в режиме реального времени

В работе современного бизнеса важно постоянно следить за выполнением рабочих процессов, мгновенно реагировать на проблемы, сложности. Только так можно будет обеспечить стабильность функционирования, профессиональное обслуживание клиентов, эффективное взаимодействие с партнерами и спонсорами компании. Благодаря BPM-системам все эти действия автоматизируются. То есть программа будет следить в режиме реального времени за всеми теми процессами, что ведутся в вашем бизнесе, отслеживать статусы выполнения задач. Если программа увидит, что идут отклонения от согласованного плана по времени или по какой-либо другой причине, она будет направлять соответствующие уведомления.

То есть благодаря Business Process Management все проблемы, что будут возникать в работе бизнеса, слабые места, ошибки будут становиться явными, причем мгновенно. Это значит, что у ответственных лиц и самого руководителя будет возможность максимально оперативно внести все необходимые корректировки, чтобы не допустить серьезного усугубления ситуации. Удобно то, что в работе BPM-система будет собирать все данные о бизнес-процессах, обрабатывать их и формировать отчеты в виде схем, диаграмм, таблиц.

Интеграция BPM-систем сан другими сервисами

В том случае, если ваш бизнес использует разные инструменты для автоматизации процессов, повышения их производительности, удобства работы, расширения функциональных возможностей, то большую часть из них можно интегрировать в BPM-систему достаточно просто и быстро. В данном случае речь идет о чатах компании, сервисах IP-телефонии, инструментах аналитики, программах для управления бухучетом, документооборотом в автоматическом режиме и многими другими.

Благодаря подобной интеграции вы получаете единую информационную среду, где все данные будут синхронизироваться в режиме реального времени без участия специалистов. Подобные действия значительно упростят работу разных отделов, повысится их эффективность, убираются однотипные и рутинные задачи, улучшается уровень удовлетворенности потребительской аудитории и пр. То есть в итоге вы получаете единую замкнутую бизнес-среду, в которой большая часть процессов будет автоматизирована и доступ к ней сможет получить каждый ваш сотрудник в соответствии с теми правами доступа, что прописаны в его должностных обязательствах.

Выбираем BPM-систему правильно: практически рекомендации

Надеемся теперь вы понимаете, насколько передовые, технологичные и удобные в работе решения предлагают современные BPM-системы практически для любого бизнеса со сложной внутренней структурой. Для тех компаний, которые специализируются на продаже товаров, услуг, работе с потребительским рынком в целом. И теперь осталось реализовать последний этап — сориентироваться в разнообразии всех решений, представленных сегодня на рынке и выбрать наиболее подходящий вариант для себя. Чтобы этот процесс был максимально простым, быстрым и надежным, рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

• Потребности, которые существуют на сегодня у вашей компании и в ближайшей перспективе. То есть вы должны отчетливо понимать, какие процессы хотелось бы оптимизировать, автоматизировать. Причем думать стоит не только о том, что сегодня происходит в рамках вашего бизнеса, но и о перспективе. Если вы планируете масштабирование, расширение, то BPM-систему стоит подбирать, скажем так, «с запасом».
• Функциональные возможности программы. Этот пункт планомерно вытекает из предыдущего. Это значит, что вам нужен такой программный продукт, который способен в полной мере закрыть потребности бизнеса. Обратите внимание также на то, предусмотрена ли в системе возможность автоматизации и моделирования, имеются ли те инструменты аналитики, что потребуются вам. Если ваш бизнес уже использует какие-то сервисы, то убедитесь, что их можно будет интегрировать в BPM-систему.
• Удобство и простота в применении. Вы изначально должны понимать, что с таким программным продуктом будет работать практически каждый ваш сотрудник. Это значит, что все решения должны быть простыми, понятными на интуитивном уровне. Они не должны требовать сложной подготовки. Да, изначально потребуется провести инструктаж и обучение персонала работе в BPM-системе. Было бы замечательно, если подобные услуги предоставлял бы поставщик продукта. Делайте ставку на максимальную простоту. Благодаря этому сотрудники с разным уровнем технической подготовки смогут без проблем работать с вашей системой.
• Уровень безопасности. Любая программа, которая используется внутри бизнеса, должна иметь хорошую защиту от любого несанкционированного доступа, потери важных данных. Поэтому уделите особое внимание изучению BPM-системы с точки зрения ее безопасности. Вы должны убедиться, что она в полной мере обеспечивает безопасность данных компании. Если возникнут даже малейшее сомнение в этом, проходите мимо и ищите другие варианты.
• Гибкость настройки, возможность масштабирования. В своем большинстве современный бизнес сложно назвать статическим. В его рамках происходит огромное количество процессов, которые могут меняться в зависимости от внешних факторов, в том числе тенденций рынка, запросов потребительской аудитории и многих других аспектов. Это значит, что выбранная вами BPM-система должна быстро реагировать на эти изменения. Да, большую часть работ специалистам придется выполнять вручную. Но при этом у них должна быть возможность сделать это, причем достаточно оперативно. Также нельзя забывать о том, что успешно развивающийся бизнес потребует расширения, масштабирования. И эти возможности также должны быть реализованы в программном продукте.
• Разумная стоимость. Здесь хотим обратить ваше внимание на то, что цена BPM-системы напрямую будет зависеть не только от самого поставщика и его запросов, но и от функциональных возможностей, а также количества людей, что будут использовать ее в работе. То есть, чем крупнее ваша компания, чем больше сотрудников будут работать с программой, тем более широкие инструменты должны быть в ней реализованы. А это уже обязательно отразится на стоимости. Также важно обратить внимание на сам формат BPM-системы. Вы можете приобрести коробочную версию, которая покупается навсегда. В последующем вам могут потребоваться обновления, за что придется заплатить дополнительно. Также вы можете приобрести систему по подписке, ежемесячно оплачивая ее использование. В этом случае никаких сторонних оплат не предусмотрено. Все обновления будут внедряться в BPM-систему в автоматическом режиме сразу после их запуска, не требуя никаких дополнительных настроек.
• Наличие технической поддержки. На практике это достаточно удобное решение, так как любые сложности и проблемы в работе программного обеспечения будут решаться оперативно, причем специалистами, которые хорошо разбираются в этом вопросе. К тому же техническая поддержка часто включает в себя предоставление обучающих материалов, а в ряде случаев и проведения инструктажа. Также вам должны предоставить всю необходимую документацию, способную помочь вникнуть в работу самой системы и всех сервисов, что присутствуют в ней.

На сегодня существует немало поставщиков BPM-систем, которые также предлагают бесплатный тестовый период. Подобное решение позволит вам до покупки оценить функциональность и удобство использования программы, сравнить между собой несколько вариантов и в итоге уже принять наиболее взвешенное и верное решение непосредственно для вашего бизнеса.

Подводим итоги

Нужна ли BPM-система именно вашему бизнесу? Это дело индивидуальное, и вы сами мы должны найти ответ на этот вопрос. Но хотим обратить внимание на то, что подобная программа отличаются от всех других подобных сервисов тем, что она фокусируется не на отдельной задаче, а на бизнес-процессах в целом. Так, современные CRM, что внедрены практически в каждый бизнес, заточены под маркетинг, продажи. С их помощью вы сможете отслеживать работу менеджеров с потенциальными клиентами, но не более. BPM ориентируется не на конкретный отдел, а берет под управление общий процесс продаж, включая даже наем нового персонала в том случае, если кто-то из людей уволится, коммуникацию с клиентами, маркетинг, логистику, заключение договоров и многие другие процессы. В свою очередь CRM, что используется сегодня в вашем бизнесе, можно будет легко интегрировать в BPM-систему.

То есть в данном случае мы говорим о более сложном программном продукте, который отличается высокой гибкостью и позволяет адаптировать его под специфику каждой отдельно взятой компании. При этом на выходе вы получаете решение, способное оптимизировать и автоматизировать работу бизнеса в целом, повысить его эффективность и, как результат, уровень доходов. Поэтому к выбору поставщика следует подходить максимально в комплексно и профессионально.

Еще хотим обратить ваше внимание на такой дополнительный инструмент, как мобильные прокси от сервиса MobileProxy.Space. Речь идет об использовании сервера-посредника, который будет подменять технические параметры пользовательского устройства на собственные данные, в частности IP-адрес, геолокацию. Благодаря этому обеспечиваются высокие показатели конфиденциальности работы в интернете, защита от любого несанкционированного доступа, обхождение региональных ограничений, возможность работать в многопоточном режиме с социальными сетями, досками объявлений и прочими онлайн-представительствами вашего бизнеса, использовать разные программы, автоматизирующие действия. И все это без риска нарваться на бан или какие-либо другие ограничения со стороны системы.

Использование мобильных прокси на практике позволит без проблем собирать информацию о целевой аудитории, мониторить конкурентов, следить за эффективностью работы бизнеса, в том числе в рамках определенного региона. То есть данный инструмент будет полезным абсолютно для любого бизнеса, вне зависимости от его размеров, ниши. Более подробно о том, что представляют собой мобильные прокси, какими функциональными возможностями они наделены, в рамках каких ГЕО могут работать, можно познакомиться по ссылке https://mobileproxy.space/user.html?buyproxy. Также вам предлагается бесплатный тестовый период на протяжении 2 часов и возможность воспользоваться услугами компетентной службы технической поддержки, работающий в режиме 24/7.

Поделитесь статьёй: