eDiscovery: цифровая эпоха раскрытия информации

eDiscovery, оно же электронное раскрытие информации — это инновационная технология, предполагающая процесс идентификации, создания, сбора и проверки информации, которая хранится в электронном виде, то есть ESI. Необходимость в ее появлении на рынке во многом связана с ускоренным ростом цифровых коммуникаций и массовым хранением данных на компьютерах, в облачной среде. Такое решение получило повсеместное использование в сфере юриспруденции, судовых разбирательствах, а также в различных сферах бизнеса, на предприятиях и не только. eDiscovery будет незаменима везде, где возникает необходимость в обработке огромных объемов цифровых данных.

То есть электронное раскрытие информации представляет собой процесс сбора сведений, хранящихся в электронной переписке, в различных документах, текстовых сообщениях, социальных сетях, базах данных и многих других источниках. Появление такой технологии на рынке стало необходимостью, ведь по мере роста таких цифровых активов управление ими значительно усложнилось. В итоге это негативно сказалось на оперативности решения поставленных задач. Если организовать eDiscovery максимально корректно, то вы сможете получать максимально быстрый доступ к любой информации и быть уверенным в том, что важные моменты никогда не будут упущены.

В сегодняшнем обзоре познакомимся более подробно с самой технологией электронного раскрытия информации, ее ключевыми компонентами. Расскажем о том, как eDiscovery способна помочь современному бизнесу. Сравним основные варианты подписок и расскажем подробно о тех функциональных возможностях, которые вы получите в случае, если выберите тот или иной вариант для себя. Представленная информация позволит вам более подробно сориентироваться в такой передовой технологии как eDiscovery и оценить ее перспективность использования на практике именно в вашей сфере профессиональной деятельности.

Почему eDiscovery становится все более популярной

Параллельно с тем, как информация стала массово перемещаться в цифровые форматы, облачную среду, классические методы обнаружения слишком утратили свои позиции. Более того, многие из них уже вовсе потеряли свою актуальность и не могут использоваться на практике. На смену им массово приходят автоматизированные решения, способные обрабатывать огромные массивы цифровых данных, выявлять в них нужную информацию, структурировать ее и передавать человеку в максимально наглядном и легко воспринимаемом виде.

Технология электронного раскрытия информации способна также обеспечить максимально надежное и безопасное хранение данных. Это стало чрезвычайно актуальным в условиях современных кибервойн, когда действия злоумышленников становятся все более изощренными, неординарными, что позволяет им обходить многие системы безопасности, которые бизнес использует на практике и получать доступ к секретной и другой особо чувствительной информации. Нельзя также забывать и о вероятности порчи, уничтожения или изменения информации, важной документации, что может повлечь за собой серьезные последствия, в том числе и правовые.

Все эти особенности способствовали тому, что eDiscovery становится все более популярным решением на современном рынке в разных сферах. Но чтобы определить целесообразность его использование на практике именно в ваших условиях необходимо более глубоко вникнуть в данную тематику.

Как работает eDiscovery: основные компоненты

Сама технология электронного раскрытия информации разрабатывалась специалистами с одной ключевой целью: обеспечить максимально надежное хранение цифровой информацией, а также ее аккуратную обработку с сохранением целостности, актуальности. Весь процесс работы eDiscovery можно разделить на ряд ключевых этапов:

1. Идентификация. Это самый первый этап, в рамках которого будет осуществляться поиск потенциальных источников электронной информации. Здесь предполагается обработка сведений, находящихся на корпоративных серверах, в облачной среде и даже на личных устройствах. Главное, чтобы она имела прямое отношение к тому вопросу, который обрабатывается в данный момент времени. Благодаря передовым инструментами методике удается фильтровать огромные объемы данных, изымая и из них только те сведения, которые нужны в данный момент времени.
2. Сохранение полученных данных. Выполняется для того, чтобы предотвратить внесение изменений в данные сведения или же уничтожение релевантных цифровых информационных активов. Благодаря этому вы всегда будете знать, что важная для вас информация будет находиться на надежном хранении и не будет уничтожена либо же вы повреждена.
3. Сбор. Сбор электронных цифровых данных должен пополняться таким образом, чтобы сохранилась их надежность и подлинность. Если говорить непосредственно об использовании eDiscovery в юриспруденции, то здесь используются методы, соответствующие актуальным судебным стандартам. Это то, что позволит в последующем гарантировать прохождение юридической проверки среди прочего подтверждающие подлинность полученной информации.
4. Обработка цифровых данных. На этом этапе вся та информация, которая оказалось в вашем распоряжении после сбора, подготавливается к последующему анализу. В частности, здесь выбираются наиболее подходящее для вас форматы хранения данных, после чего выполняется преобразования исходных файлов. После этого у вас будет возможность находить и просматривать информацию при помощи специализированных инструментов и программных решений, которые предлагает пользователям eDiscovery.
5. Просмотр. Этот этап можно назвать одним из наиболее трудоемких, так как он будет включать изучение всего полученного и обработанного материала на предмет его актуальности при выполнении определенных работ. Здесь важно оценить также и вопрос конфиденциальности, чтобы в последующем не попасть под те или иные санкции. На этом этапе может применяться как ручная проверка, так и использоваться автоматизированное решение. В первом случае работа предстоит более кропотливая, но зато вы можете быть уверены, что в итоговом варианте у вас окажутся исключительно надежные и важные сведения. Таких гарантий автоматизация не дает, но зато значительно ускоряет рабочий процесс в целом.
6. Производство. Это уже последний этап eDiscovery, предполагающая трансформацию полученной цифровой информации в наиболее приемлемые для вас форматы. Как вариант, вы можете одним документам предоставить статус «для ознакомления», другим — предоставить привилегированные права доступа и пр.

Так как технологии eDiscovery способны помочь современному бизнесу?

Инструменты eDiscovery как надежные помощники бизнеса

Для реализации eDiscovery в рамках того или иного бизнеса компании стали использовать специализированные программные решения, призванные автоматизировать многие процессы, рутинные и однотипные задачи, сохраняя при этом время на их выполнение. Параллельно с этим также снижаются и материальные затраты, что особенно становится ощутимым в сравнении с ручными методами. Отличным помощником eDiscovery будет в процессе сбора, идентификации, производства и обработки данных. При помощи такого инструмента можно будет выявлять закономерности в больших массивах данных. При этом вы можете быть уверены, что собранная информация окажется максимально точной, так как здесь исключается человеческий фактор и сопутствующие ему ошибки. Существенно экономятся и время на выполнение данных работ, включая обработку информации.

Удобно еще и то, что по мере изменения актуальных требований и трендов в вашей нише такие инструменты можно адаптировать под новые нормативы и правила, обеспечив стабильную работу eDiscovery в новых условиях. Для того чтобы минимизировать риски и повысить эффективность всех реализуемых процессов на практике, можно использовать несколько стратегических решений:

• Разработка специализированных протоколов eDiscovery. В данном случае речь идет об установлении специальных комплексных политик в соответствии с требованиями электронного раскрытия информации для обеспечения надлежащего хранения и управления цифровой информацией. Благодаря такому решению все данные будут отличаться высокой доступностью для пользователей. При этом гарантируется их целостность, что упрощает последующее использование в бизнес-процессах.
• Регулярное обучение персонала, ознакомление с новыми настройками, параметрами. Это самый простой способ научить ваших сотрудников всем тонкостям и нюансам работы с eDiscovery, объяснить им критическую важность гибкого управления данными. Это то, что в итоге улучшает соблюдение нормативных требований и сводит к минимуму потенциальные риски, в том числе и связанные с утечкой данных, ее повреждением, неправильным хранением.
• Внедрение передовых технологий eDiscovery. После того как на рынке появились более сложные инструменты электронного раскрытия информации, весь процесс поиска, просмотра и управления электронными данными получил максимальную упорядоченность, что положительно сказалось на эффективности их использования. Речь идет о технологиях, которые не только ускоряют многие бизнес-процессы, но и повышают их точность, минимизируют временные и материальные затраты.
• Организация совместной работы. А при желании можно обеспечить достаточно тесную координацию между разными специалистами, отделами для обеспечения эффективной коллективной работы и соблюдение условий по eDiscovery нормативным требованиям.

Если вы уже оценили перспективность данной технологии и хотите попробовать ее в своей работе, то пришло время сравнить подписки eDiscovery и выбрать для себя лучший вариант.

Варианты подписок eDiscovery: какое решение стоит выбрать?

На сегодня eDiscovery предлагает своим подписчикам 2 основных варианта тарифных планов:

1. Standard. Он предполагает использование основных функции поиска и экспорта найденной информации. С его помощью вы сможете идентифицировать электронные данные, назначать менеджеров обнаружения для определенных случаев, что смогут получать доступ только к тем всем файлам, юридическим делам, бизнес-проектам, участниками которых они непосредственно и будут. Также здесь будет возможность связать поиск и экспорт информации с определенным проектом, а при необходимости заблокировать обнаружение электронной информации в местах ее хранения.
2. Premium. В данном случае работа сервиса основывается на существующих возможностях управления делами, поиске, экспорте, сохранении данных в eDiscovery Standard. Пользователи получают комплексное рабочее решение, позволяющее выявлять, сохранять, собирать, просматривать, анализировать и экспортировать материалы, что соответствуют их текущим запросам и актуальным задачам. Сбор и копирование данных из службы будет выполняться в режиме реального времени, формируя так называемые «наборы для проверки», которая можно будет фильтровать добавлять к ним пометки. Такое решение позволит отбрасывать нерелевантные контент и из последующего использования. А также в рамках eDiscovery Premium предоставляется аналитика, а также имеются модели предиктивного кодирование, работающее на основании машинного обучения. Такая технология позволяет максимально сузить область исследования, добавив в работу исключительно релевантный контент.

Сейчас рассмотрим более подробную о функциональной возможности каждого варианта подписок.

Функции и возможности eDiscovery Standard

Те, кто выберет для себя такой вариант подписки eDiscovery, как Standard, смогут решать следующие производственные задачи:

• Поиск контента. Можно будет находить информацию, хранящуюся в почтовых ящиках Exchange, учетных записях бизнеса OneDrive, а также любых сайтах, имеющих отношение к SharePoint, Группы Microsoft 365, Microsoft Teams. Viva Engage Teams. Это могут быть данные, которые создавались сторонними приложениями Microsoft 365, хранящимися как на электронной почте, так и на сайтах.
• Статистика поиска. После завершения непосредственного поиска информации можно будет изучать статистику собранных данных, в том числе количество файлов, их общий размер на основании ключевых условий поиска. Также к статистическим данным можно отнести размещение содержимого, где будут находиться эти самые результаты, а также число элементов, соответствующих разным частям вводимого поискового запроса.
• Условия поиска и запросы ключевых слов. Можно будет формировать поисковые запросы на основе ключевых слов. То есть система будет искать те документы, в контексте которых содержатся указанные вами фразы. При необходимости можно будет задать дополнительные условия, что позволит ощутимо сузить область поиска.
• Экспорт полученных результатов. Собранную информацию можно будет передать на любой из локальных компьютеров корпоративной сети в 2 этапа. Изначально выполняется копирование элементов из их исходного места размещения в Azure (в собственное хранилище Microsoft 365). И только уже после этого вы сможете скачать данные файлы себе на устройство.
• Управление делами. Существующие случаи обнаружения электронных данных позволяют связывать между собой отдельные поисковые запросы, экспортировать конкретные исследования. Также можно будет назначить права доступа для определенной группы людей, работающих над одним проектом. То есть только определенные лица смогут просматривать содержимое документов. Отметим, что данная опция в пакете Премиум также будет поддерживать интеграцию создания новых случаев совместно с Управлением внутренними рисками Microsoft Purview.
• Разрешение на основании ролей. Есть возможность использовать технологию RBAC, предполагающую предоставление разрешений на управление доступом на основании заранее заданных ролей. Это то, что поможет более гибко управлять текущими задачами в разрезе обнаружение нужных электронных данных в то время, как саму работу будут выполнять разные пользователи. Также можно будет использовать встроенную группу ролей или же индивидуально создавать настраиваемые группы, назначая разные разрешения в процессе выявление нужных электронных данных.
• Размещение содержимого на удержании. В данном случае речь идет о том, чтобы обеспечить надежную защиту информации, хранящейся в электронном виде от случайного, а в ряде случаев даже от намеренного повреждения, удаления непосредственно во время работы с данными.

Как видите, даже в варианте Standard пользователь получает достаточно широкие возможности для сбора и анализа информации, ее структурирования, распределение, хранения. Но все же возможности подписки Premium будут куда более широкими.

Функции и возможности eDiscovery Premium

Все те опции, которые присутствуют в пакете eDiscovery Standard также будут актуальны и для подписки Premium. Поэтому здесь повторяться не будем, а выделим лишь те функции и возможности, которые характерны исключительно для Премиум:

• Управление пользователями. Здесь мы говорим о тех людях, которые получат доступ к информации и всему процессу ее обработки. Когда вы будете добавлять к одному проекту новых пользователей и источники данных, которые не имеют непосредственного отношения к нему, то сможете установить определенное правило для взаимодействия. В частности, выставить ограничения на сбор информации, которая не имеет непосредственного отношения к определенному проекту. Это то, что позволит исключить вероятность утечки важной информации в том случае, если одни и те же документы могут потребоваться при работе с разными проектами.
• Расширенная индексация. В том случае, если к работе будут добавляться новые источники информации, не имеющие непосредственного отношения к ее хранению, то связанное содержимое пройдет повторную расширенную индексацию. Это необходимо для того, чтобы провести дополнительную обработку информации с целью повышения ее видимости при сборе данных или при проведении исследования. Так вы можете быть уверены, что действительно важные и ценные данные система увидит и добавит на хранение, то есть их не будет упущено.
• Уведомления об удержании информации на основании определенных ограничений. Это то, что значительно упростит весь процесс взаимодействия пользователей и документации, находящийся на хранении. В рамках данного уведомления пользователи должны будут обязательно сохранять всю ту информацию, что имеет непосредственного отношения к тому проекту, работа над которым ведется в данный момент времени. Руководитель такого проекта сможет отслеживать все уведомления, что будут направлены, прочитаны и признаны тем или иным пользователем. Весь процесс обмена данными в пакете eDiscovery Premium позволит вам создавать и отправлять изначальные уведомления напоминания в том случае, если пользователи не смогут подтвердить уведомление об удержании.
• Возможность формировать наборы документов для последующей проверки. Мы уже говорили о том, что любая информация, которая будет собираться в автоматическом режиме, обязательно должна подвергаться дополнительной проверке на предмет выявления ее соответствия рабочему проекту. В итоге будут формироваться специальные наборы данных на проверку, связанные с определенным проектом. В этом случае ваша информация будет перемещаться в безопасное хранилище Azure, предоставляемое корпорацией Майкрософт. Когда вы в последующем будете добавлять в такой набор новые данные, то они автоматически будут копироваться из исходного места хранения и передаваться в данное хранилище. Сам набор проверки можно будет в последующем находить как отдельный элемент и применять к нему дополнительную фильтрацию, помечать тегами либо выполнять другие действия, в том числе связанные с анализом и прогнозированием релевантности с использованием специализированных прогнозных моделей кодирования. Весь процесс работы с набором для проверки вы будете держать под собственным контролем, постоянно отслеживая все файлы, которые будут в него добавляться или же наоборот, удаляться.
• Исправление ошибок. В том случае, если непосредственно в рамках рабочего процесса будут выявлены определенные проблемы с данными, в том числе и те, что мешают выявлять важные электронные данные либо же правильно обрабатывать их содержимое в ходе расширенного индексирования. А это значит, что вы сможете быстро их устранить, вернув рабочему процессу изначальную функциональность. Как вариант, это могут быть файлы, которые изначально были защищены паролем. Они не поддаются обработке в таком виде. Поэтому у вас будет здесь возможность скачать их даже в том случае, когда вам выдает ошибку, а уже в последующем убрать защиту паролем и сохранить себе уже исправленные файлы.
• Поддержка облачных вложений. В этом случае в ходе добавления информации в набор данных вы сможете включать сюда также облачные вложения либо же связанные файлы. Благодаря этому целевой файл сразу же будет перемещен в набор данных для последующей проверки. К слову, сюда вы также сможете добавлять и любые версии SharePoint-документов, также направляя их на проверку. Это то, что позволит получить огромные объемы данных из максимального числа возможных объемов источников.
• Распознавание текста. Это опция, которая позволит вам распознать текстовый контент в файлах, сохраненных в виде картинки. Это может быть непосредственно как сам текст из изображения, так и само содержимое. Все это автоматически будет добавляться в набор для проверки. То есть в данном случае вы сможете искать необходимую электронную информацию даже в том случае, если она будет храниться в виде графического контента.
• Составление отчетов и статистики по коллекциям. После того как вы зафиксируйте в своем наборе для проверки коллекцию, можно будет изучить ее статистические данные по извлеченным элементам. Как вариант, это может быть размещение в хранилище информации, содержащей большое количество элементов, соответствующих условиям поиска. По большому счету здесь можно будет составить массу отчетов, создав их в соответствии с теми требованиями и нюансами, которые будут актуальны для вас в данный момент времени. Еще вам будет доступно к просмотру все подмножество результатов.
• Цепочки бесед. Это актуально для случаев, когда используется такая информация, как сообщение из чатов, записи бесед. Все это также может добавляться в набор для проверки данных, что позволит в итоге собрать весь поток переписки или непосредственного общения. То есть в набор проверки будет добавляться вся беседа чата, где будут выявлены элементы, соответствующие тем условием, что заранее были заданы вами.
• Фильтрация информации, находящейся в наборе для проверки. Выше мы уже говорили о том, что при желании вы сможете внести корректировки в такой пакет, структурировать данные, отфильтровать их. В последнем случае вы сможете отправлять на отображение только те наборы элементов, которые будут соответствовать заданным вами условиям. А при необходимости изначально заданные фильтры можно будет сохранить для последующего использования. То есть если вам постоянно надо выполнять однотипные работы, то так вы сможете значительно упростить и ускорить их. И даже в том случае, если к таким работам будет привлечен другой специалист, то он сможет легко сориентироваться в предстоящих работах и увидеть, какие элементы содержимого были наиболее важными на предыдущем этапе.
• Расстановка тегов. В данном случае теги — это то, что позволит вам добавлять соответствующие подписи к файлам, упускать из вида нерелевантное содержимое, а делать ставку исключительно на ту информацию, которая будет важна вам в данный момент времени. В тот момент, как специалисты будут просматривать собранную в наборе для проверки информацию, они могут добавлять к ней собственные замечания, что и будет фиксироваться в виде тегов. Как вариант, если в документах будут выявлены те файлы, что не соответствуют сегодняшним требованиям, то их можно пометить как «неактуальные», после чего система не будет добавлять их вам в выдачу.
• Модели прогнозирующего кодирования. Такой инструмент стоит использовать в случае, когда возникла необходимость сократить большие объемы возможных вариантов, добавлять в набор для проверки исключительно те решения, которые окажутся наиболее приоритетными в данном процессе. Обеспечивается это путем использования инструментов машинного обучения, которые и окажутся в основе моделей прогнозирующего кодирования. В итоге создаются прогнозные оценки каждому элементу, присутствующему в наборе для проверки. Благодаря этому в последующем можно будет добавлять информацию в систему фильтров уже на основании оценки прогнозирования, тем самым получая доступ к наиболее релевантным данным, исключив нерелевантные.
• Аналитика. В данном случае речь идет о том, что в распоряжении eDiscovery имеются специализированные средства, позволяющие анализировать документы, входящие в набор для проверки, тем самым обеспечивая хорошую упорядоченность, высокие показатели согласования. В итоге уменьшается объем хранящихся данных, удаляются повторяющиеся группы схожих документов. То есть благодаря этому весь процесс проверки становится более эффективным. Так, проверяются все потоки данных, которые идут через электронную переписку, можно будет понять весь контекст бесед, что велись в данной среде. При помощи функции тем можно персонализировать тематику документов, хранящихся в наборе для проверки и присвоить им соответствующее значение. В последующем можно будет просматривать не только эти документы, но и все то, что будет относиться к связанным тематикам. То есть процесс проверки будет оптимизирован и ускорен.
• Обеспечение прозрачности для задач, продолжительных во времени. Все задания, связанные с обнаружением электронной информации — это достаточно продолжительный процесс, предполагающий не только выявление информации, но и добавление доступа к ней определенных категорий пользователей, присвоение им соответствующих прав доступа, обучение моделей прогнозированного кодирования, добавление нового содержимого в набор для проверки, проведение аналитического исследования. Теперь решение всех этих задач вы сможете отслеживать, получая соответствующие уведомления, если будут выявлены какие-то ошибки или проблемы. Если потребуется, то можно будет обратиться за компетентной помощи в службу поддержки Майкрософт.
• Вычисляемые метаданные. Такие функции eDiscovery, как расширенная индексация, аналитика, цепочка бесед, прогнозирующее кодирование могут добавляться в документы набора для проверки показателей метаданных. Они в свою очередь будут содержать информацию, связанную с действиями конкретной функции. На этом этапе вы сможете уже при просмотре документов применять к ним фильтры, основанные на метаданных, чтобы получить подборку документов, соответствующих вашим запросам. При желании вы сможете выполнить импорт метаданных в другие приложения, чтобы выполнить на их основе такую же подборку, но уже в рамках иного набора данных.
• Экспорт в личное пользовательское хранилище Azure. Выполняя экспорт информации из набора проверки, вы можете изначально открыть собственную учетную запись, то есть ту, которая управляется вашей компанией. Помимо этого обнаружение электронных сведений поможет вам настроить информацию на экспорт, в том числе собственные файлы, метаданные, теги, текстовый контент, отредактированные документы, PDF-файлы.

Если все эти опции будут актуальны в вашей работе, то выбор все же стоит сделать на пакете eDiscovery Premium. Здесь все очень индивидуально, так как многим организациям вполне будет достаточно и стандартных возможностей данного инструмента.

Подводим итоги

Современный цифровой мир развивается очень активно, требуя того, чтобы потребительский рынок мгновенно подстраивался под актуальные тенденции. И одним из тех решений, на которые стоит обратить особое внимание многим современным компаниям, по праву можно назвать EDiscovery. При помощи этой технологии процесс проведение внутренних расследований в рамках той или иной компании, обеспечение соответствия актуальным нормам и требованиям реагирования на судебные разбирательство и многие другие работы будут решаться максимально быстро и эффективно.

Если вам удастся глубоко вникнуть в данную методику и подобрать правильные инструменты для работы, то можно будет оптимизировать многие процессы и снизить риск потери важной для бизнеса информации. То есть EDiscovery будет незаменимо там, где предприятие хотело бы обеспечить для себя достойные показатели защиты в цифровую эпоху, научиться эффективно управлять цифровыми доказательствами. По мере роста сложности данных, наличие собственной продуманной до мелочей стратегии EDiscovery вполне может стать ключевым элементом в Обеспечение точной обработки больших объемов критически важной информации.

Но также нельзя забывать и об обеспечении высоких показателей безопасной работы в сети, так как риски здесь возрастают буквально с каждым днем. Не стоит ждать, пока вы столкнетесь с серьезными хакерскими атаками, которые могут стать причиной потери важной конфиденциальной информации, что способно нанести серьезный вред репутации бренда и его работе на рынке в целом. Побеспокойтесь о собственной безопасности уже сегодня, подключите к работе такой инструмент, как мобильные прокси от сервиса MobileProxy.Space. С их помощью вы сможете скрыть реальный IP-адрес и геолокацию устройства, обеспечить высокие показатели анонимности и конфиденциальности при работе в интернете, эффективное обхождение любых блокировок ограничении доступа.

Более подробно с тем, что представляют собой мобильные прокси предлагаем познакомиться по ссылке https://mobileproxy.space/user.html?buyproxy. Обратите внимание на огромное разнообразие доступных геолокаций, простую и удобную смену IP-адреса, возможность выбрать для себя наиболее подходящий тариф и доступность ценообразования в целом, особенно в сочетании с широкой функциональностью. Сделать это можно еще до покупки, воспользовавшись бесплатным двухчасовым тестированием. Также к вашим услугам служба технической поддержки, которая работает в круглосуточном режиме. Вы можете обратиться за консультациями и профессиональной помощью, но изначально рекомендуем заглянуть в раздел FAQ. Возможно здесь вы найдете ответы на интересующие вас вопросы.

Поделитесь статьёй: